Często zastanawiam się, co przychodzi Nam do głowy, gdy ktoś mówi, że czas na konsultacje społeczne. Sam często mam mieszane uczucia odnośnie tego tematu. Z jednej strony cieszę się, że ktoś zadaje pytania, które mogą być dla mnie istotne i ważne, jednak w zbyt wielu przypadkach nasz wkład i informacja zwrotna (feedback) nie jest koniecznie brany pod uwagę. Zdecydowanie zbyt często decyzja jest już podjęta i nie możemy mieć na nią rzeczywistego wpływu. Wydaje się więc, że mamy już dość zwykłego "konsultowania się" bez żadnego prawdziwego powodu. Władze lokalne, rząd, przedsiębiorstwa, bardzo często chcą słuchać Naszych opinii. Zawsze mówi się nam, że Nasz "głos" ma znaczenie. Przykłady? Zamknięcie lokalnego szpitala, ograniczenie liczby autobusów dostępnych dla mieszkanców hrabstwa Hertfordshire, a nawet Brexit, który należy do kategorii "konsultacji społecznych" (było to referendum doradcze).

W ostatnich dwóch latach, miałem okazję uczestniczyć w stosunkowo kompleksowych, i bardzo różnych konsultacjach społecznych, które były intensywne, czasochłonne, wymagały pełnego zaangażowania i musiały być dobrze zaplanowane.

No właśnie, dlaczego w ogóle prowadzić czy organizować konsultacje społeczne?

Brzmi to jak oczywiste pytanie, ale tak naprawdę nie jest takie proste. Myśle, że każda osoba czy instytucja, która chce przeprowadzić konsultacje społeczne musi zadac sobie kilka pytań. Czy konsultacje społeczne są związane z jednym konkretnym tematem np. z zamknięciem lokalnej biblioteki? Czy są prowadzone aby "zbadać nastroje społeczne"? A może konsultacje społeczne są okazją dla rządzących aby budować zaufania wśród mieszkańców? Czy może każde z powyższych pytań jest w jakimś stopniu istotne?

Co należy zrobić, aby konsultacje społeczne zakończyły się owocnie?

Jak w przypadku każdego innego projektu lub inicjatywy ważne jest, aby w pierwszej kolejności ustalić powody chęci przeprowadzenia konsultacji. Czy jest jakaś szczególna grupa mieszkańców, z którą chcemy się skonsultować? Czy jest limit osób, które chcemy aby wzięło udział w naszych konsultacjach? Równie ważne jest uzgodnienie realistycznej skali czasowej. Jak długo chcemy aby trwał process ‘społecznego consultingu’? W jaki sposób będziecie konsultować się z naszymi mieszkańcami? Kwestionariusz online? Ze względu na pandemie zdrowia często praktykowane pukanie do drzwi wydaje się być niemożliwe. Czy lokalna gazeta lub stacja radiowa wie o naszych konsultacjach społecznych?  Czy udało się nam zidentyfikować kluczowe miejsca w danej dzielnicy, mieście czy okolicy; szkołę, lokalny sklep czy parafię, które mogą Nam w znaczącym stopniu pomóc rozpowszechniać informacje na temat konsultacji? Czy mamy dobre, i w tym kontekście ważne, relację z lokalnymi radnymi lub radą miasta? Bardzo istotne jest również to, aby przeprowadzenić własne badania (community research) i ustalić, czy podobne działania (i gdzie) były już prowadzone i jakie były ich rezultaty. Co więcej, wiele już istniejących lokalnie inicjatyw może stać się kluczem do sukcesu Naszych konsultacji. Ostatnią rzeczą, na która trzeba zwrócić uwagę to ustalenie parametrów, które pomogą ustalić czy Nasze konsultacje przyniosły oczekiwane rezultaty (evaluation process).

Czas trwania

Czasami proste rozwiązania mogą się okazać strzałem w dziesiątke. W moim przypadku, lokalny sklep był szczególnie zajęty po południu, kiedy to rodzice odbierali swoje pociechy ze szkoły. Ci sami rodzice wracając do domu, zatrzymywali się w sklepie, co był doskonałą okazja do rozmowy z całymi rodzinami. Udało sie również zbudowa owocne relacje z pracownikami sklepu, którzy ochoczo zachęcali mieszkańćów do brania udziału w konsultacjach, dzięki czemu jeszcze skuteczniej udaje się współpracować z lokalną społecznością. Co ciekawe, konsultacje społeczne mogą być również postrzegane jako fantastyczny ‘ice-breaker’ w kontekście budowania relacji z mieszkańcami.

Kwestionariusz konsultacji społecznych

W Naszym przypadku, bardzo dobrze sprawdziły się również powiększone kwestionariusze (blown-up questionnaires). To był taki świetny sposób na przyciągnięcie uwagi. Dzieki temu, udało się nam równocześnie przeprowadzenia dwóch lub więcej  konsultacji w tym samym czasie. Jak to często bywa, ludzie byli początkowo dość sceptyczni, aczkolwiek jeśli jeden lub więcej mieszkańców z Nami rozmawiali, prawie natychmiast dołączały się do Nas również inne osoby! Co więcej, mieszkańcy również sami ze sobą rozmawiali, czasami niezgadzając się w kontekście konkretnego problemu. W sumie wypełniliśmy prawie 100 ankiet na miejscu, a reszta dotarła do Nas przez Nasz e-biuletyn, który co miesiąc trafia do mieszkańców.

Przez cały czas trwania konsultacji zrozumiałam również, że proces konsultacji nigdy się nie kończy. Niezależnie od tego, czy pracujemy w sektorze charytatywnym, czy też dla prywatnej firmy, zawsze ważne jest, aby użytkownik serwisu, pracownik czy wolontariusz miał rzeczywisty wpływ co sie wokół niego dzieje. Ten bardzo szeroko rozumiany ‘głos ludu’ jest niezwykle istotny.

Równie ważne jest, aby zawsze pamiętać, że w centrum naszych działań powinna znajdować się regularna interakcja z naszymi klientami i kontrahentami. Osobiście czuję, że ten intensywny proces pomógł mi lepiej zrozumieć lokalnych mieszkańców, jak również uświadomił mi ważność rzetelnie przeprowadzonych konsultacji społecznych. Nie ukrywam, ze bardzo często informacja zwrotna od społeczności lokalnej jest niezwykle drogocenna i ma ogromne znaczenie!